Особливості обліку основних засобів за допомогою штрих-коду та терміналів збору даних

Як і в будь-якому процесі – у процесі автоматизації обліку основних засобів за допомогою ідентифікації через штрих-код є свої нюанси та особливості. Специфічним є процес обліку активів, які були придбані та введені в експлуатацію якийсь період часу тому, іноді навіть десятиліття. Крім того, що такі активи фізично можуть бути розкидані по території, і точно також, дані про об'єкти, такі як ціна, виробник, стан, кількість ремонтів, що проводяться, можуть зберігатися в абсолютно різних системах, базах даних.

Завдання єдиної системи обліку основних засобів – надавати своєчасні дані про основні засоби у різних розрізах. У цьому випадку дані про вартість активу беруться, наприклад, з фінансового блоку оперативної системи управління підприємства, а дані про стан активу та ремонт з блоку EAM – управління основними фондами підприємства. Про складнощі впровадження єдиної системи обліку основних засобів за допомогою штрих-коду для виконання завдання надання точних і своєчасних даних не тільки про наявність, а й про стан, ціну активів у комплексі з комплексними ERP-системами і моделями EAM систем, що окремо стоять, і піде мова у цій статті.

Можливість контролювати активи з моменту їх придбання до моменту виведення є критичним фактором для забезпечення високої продуктивності та точності фінансових звітів. При обліку основних засобів без штрих-коду протягом усього періоду експлуатації на облік йде багато часу різного персоналу компанії і, відповідно, на оплату їхньої праці. Компанії, які замінили ручний облік основних засобів на облік за штрих-кодом, зазначають, що витрати на процес обліку можуть знижуватися на 75% при одночасному підвищенні точності даних.

Облік різного роду основних засобів має багато відмінностей, але у будь-якому випадку Ви отримуєте наступні переваги:

- Переміщувані активи можуть бути легко проконтрольовані та закріплені у новому місці;
- Усі нерухомі та рухомі активи знаходяться під постійним контролем;
- Спрощується процес передачі активу між департаментами;
- Інвентаризація активів з прив'язкою до місця знаходження (будівлі, офісу, кімнати, території) проводиться швидко та точно, щорічно або згідно з графіком;
На підставі проведеної інвентаризації Ви отримуєте можливість генерації в облікових та EAM системах достовірних звітів про вартість, термін служби, амортизацію, місце знаходження, розбіжності в даних.

Єдина система обліку основних засобів має враховувати багато функціональних аспектів, щоб забезпечувати своєчасну звітність та операційний контроль.

Насамперед, як і будь-який проект зі збору даних, на початку проекту має бути проаналізовано безліч аспектів та прийнято безліч рішень. Насамперед з етикетки. Далі, за пристроями збору даних та програмного забезпечення, за типом та розміром штрих-коду, варіантами передачі даних, типом бази даних.

Матеріальні активи, що враховуються за допомогою штрих-коду, можуть включати меблі, офісну техніку і виробниче обладнання, предмети мистецтва і навіть мобільні офіси. Відділ контролю активів може збирати та зберігати у своїй базі даних дані про активи всього підприємства, або його підрозділів. На підприємстві може бути організована централізована служба обліку основних засобів і всі переміщення між підрозділами можуть здійснюватись через цю службу. У цьому випадку дані про місцезнаходження активу у Вас будуть актуальними будь-якої миті. Але відповідно це веде до ускладнення процесу передачі активу.

У разі формування бази для системи Технічного обслуговування та Ремонтів, облікової системи - пошук даних про дату придбання активу, історію ремонтів та проведення апгрейдів може стати головним болем, як для великої, так і для маленької організації. Дуже часто, в результаті, завдання скорочують і починають вводити всі деталі тільки про нові активи. Дані ж про старі активи вводяться за необхідності. Часто цей підхід використовують компанії, у яких кошти з'являються досить часто, а термін амортизації основних засобів не перевищує 3-х років.

Розробка та введення в дію системи оперативного обліку основних засобів зазвичай пов'язані з багатьма складнощами. Якщо організація раніше не використовувала такої системи - перші складності Ви зустрінете в момент нанесення наклейок на основний засіб і лінкування штрих-коду з даними про актив.

Наприклад, деяким активам необхідний облік компонентів, у тому числі вони складаються. Крім того, комп'ютер може складатися з різних компонентів, таких як різного об'єму пам'ять, відеокарти, які можуть переходити з одного активу в інший. Метод, матеріал та програмне забезпечення для друку етикеток для таких активів мають бути підібрані саме під таке завдання. Етикетка повинна бути невеликого розміру, але штрих-код повинен читатися сканером. Можливо, в цьому випадку необхідно використовувати не звичайний розмір EAN-8 або EAN-13 штрих-код, а штрих-код RSS-14 для малорозмірних об'єктів. При цьому, принтери штрих-коду повинні мати функціонал друку таких штрих-кодів, а сканери повинні вміти їх зчитувати. Оскільки етикетка може піддаватися механічним та тепловим впливам, а також повинна зберігатися протягом тривалого часу – правильно використовувати для маркування термотрансферні принтери друку штрих-кодів.

Основне правило при виготовленні етикеток зі штрих-кодом для основних засобів – штрих-код має бути унікальним. Відповідно до досвіду здійснених проектів, можемо припустити, що сканування цього унікального штрих-коду повинно проводитись у таких випадках:

- Коли актив змінює своє місце становища;
- Коли актив змінює власника (переходить між підрозділами);
- Коли змінюється склад активу (ремонт, апгрейд).

А після сканування в базу даних разом із даними про операцію повинна, бажано, ще надійти інформація про дату операції та оператора, який її здійснював.

На даний момент безліч виробників дорогих товарів присвоюють виробленим продуктам свій внутрішній серійний номер, продубльований у вигляді штрих-коду. На жаль, присвоєння серійних номерів відбувається у кожній компанії згідно зі своїми внутрішніми правилами. Немає єдиної організації, подібної до міжнародної організації GS1, яка б роздавала, згідно з певними правилами, штрих-коди різним організаціям. Тобто можна припустити, що у великій організації може виявитися кілька продуктів з однаковим штрих-кодом. Тому при формуванні вимог до програмного забезпечення для обліку основних засобів потрібно врахувати даний нюанс і найбільш правильним у цьому випадку буде формування нового штрих-коду з серійним номером.

Програмне забезпечення для обліку основних засобів, як і інше програмне забезпечення для обліку за допомогою штрих-коду зазвичай може бути налаштовано під необхідні завдання. Але, як і у будь-якого додатка, потрібно зважити отримувані вигоди, а також вартість витрат та ускладнення процесів. Іноді проста система обліку наявності та розташування активу, що передає дані в інші системи та розрізнені бази даних є більш оптимальним варіантом, ніж єдина система обліку основних засобів.

Найбільш трудомісткою, складною і одночасно найбільш інформативною є єдина система обліку основних засобів великих підприємств. Важливі рішення, які мають бути прийняті до початку проекту, включають:

- Яка етикетка (матеріал, розмір) і який дизайн (інформація, що наноситься, тип штрих-коду) етикетки буде використовуватися;
- Чи етикетки мають бути однакового розміру або вони повинні відрізнятися залежно від розміру основного засобу;
- Чи повинна бути сформована окрема база даних, яка буде фронт-ендом для решти систем, в яких враховуються основні засоби;
- Яка база даних та операційна система відповідатиме вимогам бізнесу у найближчі роки;
- До якого рівня деталізації потрібно доходити при обліку параметрів активу (місце дислокації, компоненти активу, схеми електричні принципові та інші, проведені ремонти та апгрейди, а також інформація про контракти та сервісні організації, що обслуговують активи).

Далі необхідно визначитися з типом пристрою для зчитування штрих-коду. Скануються активи найчастіше терміналом збору даних (промисловим мінікомп'ютером, оснащеним сканером штрих-коду) або дротовим сканером штрих-коду. Використання при інвентаризації проводового сканера штрих-коду супроводжується незручностями, вираженими в тому, що сканер повинен бути підключений до комп'ютера, а довжина шнура обмежена. Навіть якщо ви використовуєте ноутбук чи нетбук – оператору буде важко утримувати таку кількість техніки у руках. Тому найбільш оптимальним пристроєм щодо інвентаризації є термінал збору даних. Термінал, оснащений Wi-Fi радіомодулем (за наявності відповідної інфраструктури у вигляді точок доступу до бездротової мережі) може передавати дані в режимі on-line. Традиційний ТЗД накопичує дані в пам'яті і потім передає дані в головний пристрій через комунікаційно-зарядний пристрій (кредл).

На нашому сайті є стаття "Як вибрати найкращий термінал збору даних?" Інформація з цієї статті також знадобиться, щоб зрозуміти, що таке термінал збору даних.

Персонал, який виконує завдання щодо інвентаризації основних засобів, часто виконує зовсім інші завдання. Тому інтерфейс програмного забезпечення повинен бути максимально простим та інтуїтивним. Компанія Ітератор пропонує власну розробку – це програма для ТЗД ScanManager, яка оптимізує процес інвентаризації на підприємстві, а також облік приходу та витрати товару, а крім того, спеціальне ПЗ дозволяє проводити друк етикеток та цінників при звірці, переобліку або інвентаризації залишків. Таким чином, робота з ТЗД дозволяє спростити та автоматизувати процес інвентаризації, при цьому дані вивантажуються безпосередньо в систему обліку товару, виключаючи людський фактор. Приємний сюрприз – при покупці терміналу на нашому сайті програма для ТЗД надається у подарунок.

Наша компанія пропонує широкий асортимент інвентаризаторів (так ще називають термінали збору даних) залежно від сфери застосування та бюджету. Останній фактор також суттєвий, оскільки вартість тзд досить висока). У разі коли вартісний фактор є визначальним, ми пропонуємо кілька варіантів рішення:

1. Купівля бюджетного якісного ТЗД Caribe від виробника, який порівняно недавно зайшов на український ринок і пропонує свою продукцію за невисокою ціною у співвідношенні з якістю;
2. Купівля тзд моторола бу з шестимісячною гарантією. Термінали Zebra/Motorola/Symbol є еталоном надійності та довговічності, а після проходження діагностики у нашому сервісному центрі по ремонту терміналів збору даних прослужать вам ще тривалий час.
3. Оренда терміналу ТЗД – це вдале рішення у разі, коли термінали збору даних потрібні для періодичного (не щоденного) використання.

Крім терміналів даних, компанія Ітератор пропонує також інше обладнання (сканери штрих-коду, принтери етикеток та витратні матеріали до них), яке використовується в процесі обліку, інвентаризації та маркування товару (як нове, так і б.у.), а також можливий варіант оренди даних пристроїв. З усіх питань ви зможете отримати вичерпні відповіді, зателефонувавши за номерами, вказаними на сайті.